Pomlad je čas prebujanja, obnove in prenove, čiščenja starih grehov in začenjanja novih. Poskrbite za nove začetke tudi v organizaciji življenja.
Stres v službi, družinske obveznosti, splošni hiter tempo življenja so ne le utrujajoči, temveč lahko povzročajo tesnobo in splošni nemir. Včasih se nam zazdi, da zaradi kopice obveznosti ne bomo uspeli opraviti niti ene, saj nam misli begajo od ene do druge, ko se nikakor ne moremo osredotočiti in razmišljamo o tem, katera je pomembnejša.
V dneh, ko v naše kraje počasi le prihaja pomlad, je pravi čas, da ponovno razmislimo o življenjskih prioritetah in poskušamo izboljšati organizacijo svojega življenja.
Enega svetovno najbolj priznanih sistemov organizacije in izboljševanja produktivnosti oziroma upravljanja s časom je definiral avtor David Allen v svoji knjigi Getting Things Done. V naslednjih točkah vas vodimo skozi osnove organizacije, ki vam bodo pomagale sistematizirati življenjske navade in obveznosti tako, da boste v njih pričeli uživati.
1. Zberite misli
Najprej je pomembno, da najdete najboljše načine za zbiranje vseh informacij in misli, ki se sicer čez dan podijo po vaši glavi. Saj veste: pametni pišejo! Ne poskušajte si zapomniti vseh podatkov, urnikov ali idej, ki se vam porajajo. Namesto tega s seboj vedno in ne glede na to, kam ste namenjeni nosite beležko in zapisujte vse, kar vam pade na pamet.
Predelajte informacije. Po tem, ko misli na svoj način zberete, jih tudi predelajte. Pričnite na začetku – ugotovite, kaj je najpomembnejše in kaj je tisto, česar sploh ne potrebujete. Odločitve sprejemajte hitro in z njimi ne odlašajte. Bodite brez milosti in se rešite vsega balasta tako v smislu stvari kot v smislu informacij. Z nalogami odlašajte le, če veste, da zahtevajo več kot dve minuti vašega časa. V tem primeru posamezno nalogo uvrstite na seznam, jo arhivirajte, vendar se je lotite takoj, ko vam bo to dovoljeval čas.
2. Načrtujte
Na začetku vsakega tedna, v ponedeljek zjutraj ali celo v nedeljo zvečer, se odločite za eno do tri najpomembnejše cilje in jih razporedite v svoj tedenski urnik. To naj bodo večje naloge, ki vas bodo – ko jih boste izpolnili – navdale s ponosom. Podobno si tudi vsak dan razdelite na opravljanje manjšega števila obveznosti. S psihološkega vidika je najbolje, če najpomembnejše naloge opravljate zjutraj, saj boste tako največji del bremena s svojih pleč odvrgli že, ko se dan šele dobro začenja. Vaš sistem načrtovanja naj bo kar se da enostaven za uporabo in razumevanje – ni potrebe, da čas izgubljate s seznanjanjem z Outlookom ali drugo programsko opremo vašega računalnika.
3. Osredotočite se
Vsi vemo, da je težko vsako nalogo opraviti povsem osredotočeno in brez prekinitev. Vendar je ravno to ena najosnovnejših navad, ki jih morate osvojiti, saj zagotavlja dobro upravljanje s časom. Izključite vse mogoče moteče faktorje: elektronsko pošto, mobitel, in če je potrebno, tudi internet.
Takšen način dela morda ni tako enostaven, če do posameznega opravila čutite odpor. V tem primeru najprej razmislite o pozitivnih vidikih naloge. Na primer, njen rezultat vam lahko prinese možnost dela na novem projektu, napredovanje na boljše delovno mesto, lahko pa se le nečesa novega in zanimivega naučite. Nato opravilo razbijte na mini-naloge, od katerih vam bo vsaka vzela največ pet minut. Ko boste opravili prvo, vam zagotavljamo, da bodo tudi ostale stekle kot po maslu. Z opravljenimi prvimi tremi ali štirimi mini-nalogami se nagradite – na primer s petminutnim branjem elektronske pošte ali spletnega portala. Nato nadaljujte z delom.
4. Uredite delovni in življenjski prostor
Na vtis, da nas obveznosti dušijo, lahko vpliva tudi neurejenost okolja, v katerem bivamo in delamo. Pomlad je pravi čas, da začnemo z reorganizacijo življenjskega in delovnega okolja in vse stvari, ki nas vsakodnevno obdajajo postavimo na svoje mesto. Najprej opredelite sistem, po katerem boste skupaj shranjevali podobne stvari (npr. račune, dokumente). Četudi nekateri dobro delujemo v funkcionalnem neredu, je ta za posameznika sistematiziran, le najti moramo takšen (ne)red, da nam ustreza. Nato sledite sistemu, vsaki stvari odredite primerno mesto in pričnite s sprotnim shranjevanjem vseh pripadajočih stvari.
5. Pregled
Redno pregledujte tako novo vzpostavljeni sistem shranjevanja stvari kakor tudi svoj napredek v smislu izpolnjevanja ciljev. Preglejte svoje zapiske in na koncu tedna potegnite črto ter ocenite, kako uspešni ste bili pri opravljanju obveznosti. To je pomembno zato, da sami sebi ponovno potrdite uspeh oziroma da se boste v prihodnje lahko učili na svojih napakah. Po pregledu si na osnovi preteklih pomanjkljivosti in stvari, ki jih niste uspeli odkljukati s seznama, zastavite naloge in cilje za prihajajoči teden. Osredotočite se na najpomembnejše oziroma poenostavite tiste, ki niso najnujnejši.
6. Najdite svojo strast
Počnite tiste stvari, ki vas resnično veselijo, v katerih – čeprav so profesionalne narave – uživate in se vam zdi, da bi v njih lahko uživali do konca svojega življenja. Da je najti popolno delovno mesto težko, je precej omiljena trditev. Vendar se ga splača najti, zato vam priporočamo, da z iskanjem nikoli ne odnehate. Pomislite, s kakšno lahkoto bi izpolnjevali zgoraj naštete naloge, če bi bile povezane z dejavnostjo ali temo, ki vas navdušuje! Če svoje strasti nikakor ne morete pretvoriti v delo, poskrbite, da se boste z njo tako ali drugače ukvarjali vsaj v prostem času, saj si lahko prav na ta način povrnete nekaj samozaupanja ali motiviranosti.
Nazadnje je pomembno še, da ustvarite svojo lastno udobno rutino. Rutina je sicer po mnenju mnogih dolgočasna in zna ubiti duha. Do neke mere to drži, vendar vam lahko v časih, ko ste preobremenjeni, močno olajša vsakodnevne napore in življenje nasploh. Rutino je tako priporočljivo razviti na področju delovnih navad in vzorcev – če vam bo tedensko in dnevno zbiranje misli, zastavljanje ciljev in načrtovanje njihovega izpolnjevanja prešlo v kri, bo vaše življenje precej enostavnejše.
Želimo vam, da v letošnjo pomlad zakorakate osredotočeno in z odločnimi koraki.
Članek pripravila Elvira Leka, prevedla in priredila Katarina Cvikl.
Viri:
- http://zenhabits.net
- fotografije: http://www.sxc.hu
